Política de Tratamiento de Datos Personales

OBJETO

TUPU consciente de la responsabilidad que les asiste en materia de Tratamiento de Datos Personales de los titulares, garantiza el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización respecto a las informaciones que hayan recogido sobre ellas en las bases de datos que la Entidad, ha recopilado para las finalidades previstas en la Ley, ha elaborado la presente POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, cuya aplicación es de carácter obligatorio para todas las personas naturales o jurídicas que hagan tratamiento de los datos personales recolectados por TUPU

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN: 

Compañía: TUPU

Dirección: Calle 43 No. 1 -351 Manizales Caldas

Área Responsable: CEO TUPU

Correo Electrónico: contacto@tupu.com.co

Teléfono de Contacto: 3206792338

ALCANCE

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos tanto físicas como digitales que contengan datos personales y que sean objeto de Tratamiento por parte de TUPU quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

MARCO LEGALConstitución Política, artículo 15.

Ley 1266 de 2008

Ley 1581 de 2012

Decreto Reglamentario 1727 de 2009

Decreto Reglamentario 2952 de 2010

Decreto Reglamentario 1377 de 2013

Sentencia de la Corte Constitucional C-1011 de 2008 y C-748 de 2011

DEFINICIONES

De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones: 

Autorización: Consentimiento previo e informado del Titular para llevar a cabo tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del Tratamiento, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. 

Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

TUPU garantizará los siguientes principios específicos en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen; 

Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular;

Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; 

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; 

Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne. 

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; 

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de esta.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD

El tratamiento y finalidad que realizará TUPU con la información recolectada será el siguiente:

• Dar cumplimiento a las obligaciones contractuales, legales, estatutarias, actas de nombramiento, resoluciones, decisiones judiciales y administrativas del estado colombiano.
• Políticas institucionales y de la prestación del servicio en todas sus etapas 
• Desarrollar programas conforme a su objeto social por parte de TUPU
• Acciones para dar cumplimiento a la normatividad vigente en materia fiscal, penal y disciplinaria y solamente cuando la ley y el ordenamiento lo exija, un juez o autoridad civil o administrativa lo requiera.
• Realizar el envío de información relacionada con programas, actividades, noticias, contenidos por área de interés, productos y demás bienes o servicios ofrecidos por TUPU
• Informar sobre oportunidades de empleos, contratos mediante modalidades de selección de contratación administrativa, ferias, seminarios u otros estudios. 
• Consolidar información para uso interno propias del objeto misional de TUPU 
• Respuestas a solicitudes de mejoramiento, peticiones, quejas y reclamos a personas facultadas para tal fin 

Todos los miembros de la compañía, al realizar las actividades propias de su cargo, asumirán las responsabilidades y las obligaciones que se tienen en el manejo adecuado de la información personal, desde su recolección, almacenamiento, uso, circulación y hasta su disposición final. 

Los datos personales de los menores serán tratados con la finalidad de dar cumplimiento a las obligaciones legales.

TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS TUPU

Podrá transferir y transmitir los datos personales a terceros con quienes tenga relación operativa que le provean de servicios necesarios para su debida operación, o de conformidad con las funciones establecidas a su cargo en las leyes. En dichos supuestos, se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la presente política y con los principios de protección de datos personales y obligaciones establecidas en la ley. Mediante el encargado se comprometió a dar aplicación a las obligaciones del responsable bajo la política de tratamiento de la información fijada por este y a realizar el tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables vigentes. 

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización, 

DERECHOS DE LOS TITULARES

Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar los Datos frente a él o los encargados del tratamiento de datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
• Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes
• Ser informado por la entidad o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a los datos.
• Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• Las demás establecidas en la ley.

DEBERES

TUPU tiene los siguientes deberes con el titular de datos personales 

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; 
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
• Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento
• Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;
• Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular;
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. 
• Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos;
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HÁBEAS DATA

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, TUPU presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos: 

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información: Nombres y apellidos del titular. Tipo y número de identificación del titular. Nombres y apellidos del solicitante (Titular y/o su representante y/o causahabientes) tipo y número de identificación del solicitante (Titular y/o su representante y/o causahabientes) La solicitud clara y detallada que realiza (petición, consulta o reclamo),

El término máximo previsto por TUPU es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, TUPU informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de los datos personales bajo Tratamiento de la compañía TUPU para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas al área de Contacto de TUPU al correo contacto@tupu.com.co o a la dirección física Calle 43No. 1 – 351 en la ciudad de Manizales Caldas o al teléfono 3206792338. 

VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

La presente versión de la política para el tratamiento de datos personales adoptada por TUPU rige a partir de la fecha de su promulgación y con vigencia indefinida, los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.